İşyerleri çalıştırdıkları her çalışan için statüsü ya da unvanı ne olursa olsun özlük dosyası tutmak İş Kanunu’nun 75 inci maddesi gereğince zorundadır. Özlük dosyaları işçinin işletme içerisindeki iş akdi sürdüğü müddetçe her türlü bilgi ve belgesinin saklanacağı, işçi ile ilgili her türlü verinin iş akdi bittikten sonra bile muhafaza edilebileceği bir sistemdir.
Özlük dosyası işletmelerin kurumsallaşması, kurumsal bir hafıza üretmesi anlamında önemli bir arşiv faaliyetidir. Ayrıca işyerlerinin denetimi açısından özlük dosyaları gerek iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili gerekse de sosyal sigortalar yükümlülükleri ile ilgili temel bir referans kaynağıdır.
ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKEN EVRAKLAR
Genel olarak ifade edecek olursak işçi ile ilgili her türlü bilgi ve belge özlük dosyasında saklanmak durumundadır.
Ayrıntılı ifade edecek olursak ise, özlük dosyasında, işe başvuru formu, çalışanın referansları, CV’si ya da özgeçmişi, fotoğrafları, SGK sigortalı işe giriş bildirgesi, aylık bordrolar ya da ücret hesap pusulalarının suretleri (işçiye imzalatılması yararlıdır), işçinin kimlik bilgileri, ikametgâh senedi, nüfus sureti, adli sicil kaydı, askerlik durum belgesi, aile durum bildirim formu, ilk işe giriş sağlık raporu, periyodik muayene ve kontrol raporları, yıllık ve ücretli izin formları, ücretsiz izin bilgileri, işçinin diploma-sertifika ve diğer yeterlilik belgeleri, iş kazası bildirimleri, iş kazası tutanakları ve bildirgeleri, iş araç ve gereci kullanma ehliyetleri ve belgeleri, demirbaş malzeme teslim belgesi, işçiye verilen ceza ve ihtarlar, iş sağlığı ve güvenliği araç ve gereği teslim belgesi, SGK sigortalı işten ayrılış bildirgesi, istifa dilekçesi, işçi ile ilgili tutulan tutanaklar, işçiye çekilmiş ya da işçiden alınmış noter tebligat nameleri, iş akdinin feshine dair tebligat ve belgeler, ibraname, işten daha evvel çıkartılanın işe davet belgesi gibi belgelerin tümü bulunmalıdır.
ÖZLÜK DOSYASI TUTMAMANIN CEZASI
İş Kanunu’na göre denetim yapma yetkisi bulunan SGK denetmenleri /Müfettişleri ile İş Müfettişleri/Askeri İş Müfettişlerinin yaptıkları denetimlerde özlük dosyasının tespit edilmemesi halinde ceza kesme yetkisi vardır.
Belirtelim ki bu özlük dosyası tutulmayan her bir işçi için verilecek ceza 1200 Türk Lirası idari para cezadır.